Privacybeleid

Versiebeheer

Nr.	Datum	Omschrijving
0.1	01-05-2018	Eerste opzet voor bestuur
0.2	14-05-2019	Leesbaarheid aangepast
1.0	27-05-2019	Vastgesteld door Bestuur

Stichting Scouting de Valkeniers

Stichting Scouting de Valkeniers, KvK nr: 41113670, gevestigd aan de Van Speijkstraat 1, 4371 BG Koudekerke, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. 

Contactgegevens

http://www.devalkeniers.nl
 

De gegevensbeheerder is de Functionaris Gegevensbescherming van de Valkeniers, hij is te bereiken via  

De Stichting Scouting de Valkeniers is onderdeel van Scouting Nederland en voor de algemene verwerking van persoonsgegevens verwijzen we je graag naar het privacybeleid van Scouting Nederland: 

https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridischeondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/3921-privacybeleid-scouting-nederland 
 

Persoonsgegevens die wij verwerken

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier en Scouts Online (SOL).
Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Het papieren formulier wordt in verband met de Incassomachtiging fysiek bewaart (zie financiële gegevens). 

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting de Valkeniers hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die in Scouts Online dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De gegevens verhuizen mee naar een volgend speltak als het lid overvliegt, dus moeten regelmatig actueel gehouden worden. Bij uitschrijving als lid worden deze gegevens vernietigd. 

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt soms gebruikgemaakt van een online registratieformulier in Scouts Online. Deze informatie wordt verwijderd na afloop van de activiteit. 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Ieder lid van een speltak, zowel leiding als leden, kunnen via Scouts Online bij de NAW gegevens van hun eigen speltak. Als u dit niet wenst kunt u deze gegevens verbergen door deze functie te activeren in de persoonlijke pagina van het lid in SOL.

Online media

Scouting de Valkeniers maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out. 

Scouting de Valkeniers gebruikt op haar website alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Cookies van andere partijen die opgeslagen kunnen worden zijn: Google, Facebook en Mailchimp.

Beeldmateriaal

Scouting de Valkeniers maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de groep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De gegevens in Scouts Online blijven hier in staan zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en bankgegevens. 
Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens in Scouts Online (SOL) nog bewaard voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren.  
Na afloop van het lidmaatschap bij Scouting Nederland worden de algemene persoonsgegevens voor onbepaalde tijd bewaard voor historische of statistische doeleinden. Bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsformulieren worden vernietigd bij uitschrijven van de groep.  

Wie verwerken welke persoonsgegevens

Functie	Persoonsgegevens	Niveau
Bestuurders	Alle historische en actuele gegevens	Algemeen en bijzonder
Ondersteuners bestuur	Alle historische en actuele gegevens	Algemeen en bijzonder
Leiding	Alle actuele gegevens	Algemeen en bijzonder
Speltakleden	Actuele gegevens	NAW-gegevens indien die niet op verborgen gezet zijn

Delen van persoonsgegevens met derden

Scouting de Valkeniers verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten, te voldoen aan subsidieverplichtingen of om te voldoen aan verplichtingen vanuit Scouting Nederland of andere verplichtingen zoals vastgelegd in wet- en regelgeving of onze statuten, met inachtneming van dit privacybeleid en dat van Scouting Nederland.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account binnen Scouts Online (SOL). Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.  

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar .

Scouting de Valkeniers wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Scouting de Valkeniers neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via